Como manter a produtividade no mundo conectado

por Equipe Alstra
Alstra-como-manter-produtividade-no-mundo-conectado-32-min

Muitas vezes, estar conectado o tempo todo é parte do trabalho do colaborador. Seja para levantar informações necessárias para realizar alguma tarefa ou para receber notícias fundamentais para a atividade em tempo real, a internet faz parte do dia a dia de muitos profissionais. O problema é que ela não traz apenas o essencial ao cotidiano, mas também várias distrações, como as redes sociais, que podem atrapalhar o foco e a produtividade da equipe.

Uma das vantagens de se estar conectado o tempo todo é poder usar a grande quantidade de ferramentas online disponíveis para ajudar a aumentar a produtividade. Sites como Tomato Timer ou Pomodoro Tracker, por exemplo, ajudam a colocar em prática a técnica Pomodoro, uma das mais conhecidas para manter o foco no trabalho. O método consiste em trabalhar por 25 minutos sem permitir interrupções e então fazer um intervalo de 5 minutos. Nos minutos dedicados à produção, não é permitido responder e-mail, Whatsapp ou mesmo um chamado de alguém. A ideia é deixar para checar as redes sociais no intervalo, bem cronometrado. A inspiração do nome da técnica foi o timer de cozinha que Francesco Cirillo, criador do processo, usava, em formato de tomate.

Os rastreadores de tempo também podem ajudar bastante a perceber onde estão sendo desperdiçadas as tão importantes horas do dia. O Rescue Time faz um relatório de quanto tempo a pessoa ficou em cada site ou aplicativo, assim é possível controlar melhor onde está o problema.

A dispersão no ambiente corporativo, no entanto, não tem como único culpado o acesso ao entretenimento disponível na internet. O relatório anual Estado de Trabalho, da empresa de software Workfront, apontou que apenas 40% do dia de trabalho é usado em tarefas principais. 16% do tempo é gasto com e-mails, 12% com tarefas administrativas, 10% com reuniões úteis/produtivas, 8% com reuniões inúteis, 8% com interrupções para tarefas desnecessárias e 6% com o resto. De acordo com a pesquisa, realizada entre 14 e 28 de junho de 2018 com 2.010 entrevistados dos Estados Unidos, o que mais atrapalha o trabalho são reuniões desnecessárias (62%), e-mails excessivos (55%) e ligações telefônicas inesperadas (41%). 63% dos respondentes disseram ainda que se eu tivesse mais tempo para pensar, a produtividade deles aumentaria (fonte: The State of Work Report 2019).

Uma ação simples que pode ser bem eficiente para lidar com o excesso de e-mails é criar filtros para que as mensagens importantes sejam lidas assim que chegarem e as demais recebam atenção apenas em um ou dois momentos específicos do dia. Nada de deixar mensagens acumulando. A caixa deve ser zerada todos os dias.

A produtividade também pode ser afetada pelo mito da multitarefa. Ainda hoje muitas empresas têm a cultura de que colaborador precisa executar mais de uma ação ao mesmo tempo. A neurociência já descobriu que isso, na verdade, torna os trabalhadores menos eficientes. De acordo com o pesquisador Jean-Philippe Lachaux, do Laboratório de Pesquisas Cognitivas do Inserm (Instituto Nacional de Saúde e Pesquisa Médica) de Lyon, na França, só há duas maneiras de ser multitarefa: executando duas tarefas em que ao menos uma delas é automática (cantar e dirigir, por exemplo) ou alternando o foco entre as duas tarefas que requerem atenção (verificar e-mail na reunião). Neste caso, nenhuma das duas sairá bem feita.

Para garantir uma boa produtividade, o profissional precisa manter a organização. Uma lista de tarefas costuma ser um bom artifício para se lembrar das prioridades. Lembre-se: para chegar a algum lugar é essencial ter claros os objetivos a serem alcançados. Dividir uma grande meta em tarefas menores é uma ótima tática para alcançar o que se deseja sem se perder pelo caminho.

POST RELACIONADOS